E você, por acaso já planejou algum evento para o seu trabalho, como um stand numa feira do setor de atuação da empresa, um congresso, um workshop ou mesmo uma simples palestra, e sentiu aquele frio na barriga quando viu que não havia muito tempo para o grande dia e fez para si mesmo a tal pergunta: “ok, mas, por onde eu começo?”.
O segredo é: keep calm and make a checklist! =)
Além disso, parece óbvio, mas é importante deixar claro: comece pelo começo! O que quero dizer é que, qualquer que seja o evento, existem alguns pontos cruciais e, com eles resolvidos, você terá tempo de sobra para pensar nos detalhes que vão dar o tom da celebração e fazer com que ela seja marcante, supere as expectativas e renda muitos elogios.
Data, hora, local, público esperado, comida, transporte, equipamentos necessários (mesas, cadeiras, computador, etc) e música. Em suma, esses são os pontos principais que precisam ser muito bem avaliados no planejamento de um evento. Com eles alinhados, você já pode respirar mais tranquilo (pois dificilmente ocorrerá alguma catástrofe) e iniciar a parte mais divertida da brincadeira: pensar nos brindes, nos arranjos das mesas, em quem fará o discurso, na decoração... em tudo que tornará o seu evento único e inesquecível.
Não tenha medo! É natural não conseguir dormir direito na véspera, tanto pelo entusiasmo quanto pela ansiedade e preocupação, mas vamos colocar os pingos nos “is”: planejar um evento não é nem um bicho de sete cabeças. Então, respire fundo, tente visualizar o que está planejando, pense na celebração do início ao fim e, claro, anote tudo. Há muitos detalhes que não podem passar despercebidos e, nessa hora, papel e caneta serão seus melhores amigos.
Outra dica importante é pensar nos cenários que podem ocorrer fora do seu planejamento. Ei, atenção! Mantenha o controle emocional e a certeza de que você não estará sendo pessimista ao imaginar esses cenários. Esse processo é muito importante para que você tenha algumas cartas na manga e soluções simples e rápidas, caso algo fuja do script. Tenha em mente: por mais que você planeje timtim por timtim, ninguém é capaz de controlar o universo e é exatamente isso que torna o evento um desafio tão estimulante para quem está organizando! Você não consegue ter controle absoluto, pois tudo acontece naquele momento e você precisa ser ágil, prático e saber lidar com situações-problema.
Crie estratégias como “plano B” para determinadas coisas que podem ocorrer e o passo a passo do que deverá ser feito, caso ocorram. São os famosos “E se...?”, como: E se vierem menos/mais pessoas do que o esperado? E se chover? E se acabar a luz?
Para todas elas, a primeira providencia a ser tomada é manter a calma e buscar por soluções rápidas e que não causem grande impacto para o público. Algumas velas sobre as mesas no caso de um blackout, acompanhadas de um aperitivo especial servido pelo buffet, por exemplo, podem tornar o ambiente charmoso e tranquilizar o público enquanto o problema é resolvido.
Lembre-se que, em muitos casos, as soluções são mais simples do que parecem, mas para conseguir visualizá-las é preciso manter a calma. Sempre! As dicas também são validas para eventos familiares. Que tal planejar a próxima festa de aniversário da sua família? Let’s do it.
| BIANCA Franzini Atendimento e planejamento da LB Comunica, antenada em tudo o que rola de novo no meio da comunicação e apaixonada por séries e livros |
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